Ngày 25/4/2012 là ngày gì ?

Câu trả lời dơn giản nhất : Đó là ngày thứ tư ... 3 ngày trước khi chúng ta có một kỳ nghỉ dài để lấy lại sức sau những ngày mệt nhọc. Tuy nhiên, đó không phải là câu trả lời được điểm 10. Câu trả lời đúng : đó là ngày của thư ký , theo đề nghị của Harry F. Klemfuss (Mỹ)  từ năm 1952 (National Professional Secretaries Week and National Secretary's Day) và đến nay đã trở thành ngày thư ký thế giới (world secretaries day).  Câu chuyện ngày hôm nay liên quan đến nhân vật quan trọng một cách lặng lẽ trong công việc hàng ngày của bạn : Thư ký y khoa .

Thư ký y khoa – Bạn là ai ?

Thư ký y khoa là một ngành khá mới ở nước ta , xuất hiện từ từ năm 2002 với một phong cách làm việc mới của bệnh viện FV . Mới đến nỗi trừ một vài lớp của ĐH Y Dược , hiện nay chỉ có 1 đơn vị đào tạo TKYK là Trường cao đẳng Hoa sen .  Các công việc mà thư ký y khoa thường đảm nhận là

-Quản lý lịch hẹn bệnh nhân, bao gồm đặt hẹn, nhắc hẹn, đổi hẹn và hủy hẹn .

-Quản lý hồ sơ bệnh nhân bao gồm các loại văn bản và hồ sơ điện tử

-Tiếp nhận và hướng dẫn bệnh nhân trong suốt qua trình đến khám bệnh

-Chuẩn bị các loại văn bản cho bác sĩ bao gồm việt viết lại các báo cáo, biên bản, tường trình của bác sĩ

-Giao tiếp với các bộ phận liên quan bao gồm các khoa khác, các bệnh viện khác, các cơ quan bảo hiểm, các phòng khám bên ngoài, các phòng xét nghiệm …

Thư ký y khoa và trợ lý y khoa (Medical secretary vs Medical assistant)

Vấn đề khám theo hẹn thật ra đã là thường quy ở các nước phát triển từ hàng chục năm nay . Do đó, ngành thư ký y khoa cũng là một ngành có lịch sử lâu đời. Tuy nhiên, có một sự khác biệt khá rõ trong hệ thống thư ký y khoa giữa châu Âu và Mỹ.

Ở Pháp, các thư ký y khoa (secretaire medicale) thuần túy làm công việc văn phòng, giúp bác sĩ thoát khỏi những sự vụ hành chính mà tập trung vào chuyên môn . Nói một cách hình tượng, điều dưỡng là cánh tay phải còn thư ký là cánh tay trái của người bác sĩ. Hệ thống thư ký y khoa ở Thành phố Hồ chí Minh do được đào tạo từ Trường Hoa sen, với sự hổ trợ của trường Pierre Salvi (Pháp) nên hoàn toàn mang phong cách của Pháp. Ngược lại, hệ thống thư ký y khoa của Mỹ hay tên gọi đúng hơn là trợ lý y khoa (Medical Assistant-Gọi tắt là MA) thì năng động hơn rất nhiều . Với cùng một chương trình đào tạo từ 12 đến 18 tháng, một trợ lý y khoa ở Mỹ ngoài việc quản lý hẹn có thể đảm nhận thêm các công việc khác như :

• Phụ tá bác sĩ thực hiện các kỹ thuật chẩn đoán và điều trị

• Lấy bệnh phẩm, bao gồm cả việc lấy máu

• Làm các xét nghiệm chức năng như ECG,EEG

• Chuẩn bị thuốc và cho thuốc với sự kiểm soát của bác sĩ

• Thực hiện các việc thanh toán và làm việc với các hãng bảo hiểm

• Đánh dấu các biểu đồ theo dõi tình trạng bệnh nhân

• Tham gia vào các hoạt động giáo dục sức khỏe cho bệnh nhân

Tuy nhiên, các MA ở Mỹ không tham gia vào việc ghi chép các văn bản y khoa cho bác sĩ. Để làm việc này, có một đội ngũ chuyên nghiệp chỉ làm mỗi một việc là đánh máy lại các biên bản khám bệnh (lâm sàng, x quang, nội soi, phẫu thuật v.v….). Các bác sĩ dùng một thiết bị gọi là máy đọc (dictaphone) để mô tả công việc hàng ngày của mình. Các nhân viên viết báo cáo (transcriptionist) sẽ lắng nghe sau đó và viết lại thành những bản báo cáo dài dằng dặt với rất nhiều chi tiết. Cách làm này tiết kiệm thời gian và sức lực một cách đáng kể cho các bác sĩ nhưng đó cũng là nguyên nhân dẫn đến những lỗi vô cùng trời ơi đất hỡi mà thỉnh thoảng người ta vẫn gặp trong hồ sơ bệnh án. Ở Việt Nam, các thư ký y khoa đôi khi làm nhiều hơn thế. Các bác sĩ có thể chỉ nêu một vài chi tiết chính và chẩn đoán của mình … còn các thư ký y khoa sẽ hoàn tất phần còn lại trong một thời gian kỷ lục.

Ai cần đến thư ký y khoa ?

Một sự thật là hiện nay các thư ký y khoa chỉ phổ biến ở các cơ sở y tế tư nhân và chỉ hiện diện rất ít ở các bệnh viện công. Lý do rất đơn giản là tại các bệnh viện công, chế độ làm việc theo hẹn chưa được áp dụng. Bệnh nhân đến chỉ biết trông vào may rủi, may thì về sớm, rủi thì nhiều khi chờ cả ngày để được khám 15 phút . Sự quá tải triền miên làm hệ thống bệnh viện công không thể quan tâm đúng mức đến việc tổ chức thăm khám và nhiều khi một cô thư ký y khoa xinh đẹp lại không có tác dụng bằng một chị ngồi bán sổ có giọng thật lớn để “trấn áp” đám đông.

Dù sao, những biện pháp chống quá tải đang được áp dụng và xu thế làm việc trật tự theo hẹn là tất yếu. Do đó, nhu cầu về thư ký y khoa sẽ còn tăng đáng kể trong một tương lai gần

Vị trí của thư ký y khoa hiện nay

Thư ký y khoa chính là bộ mặt của một cơ sở y tế . Người đầu tiên mà bệnh nhân tiếp xúc chính là cô thư ký. Người quan tâm nhắc nhở, theo dõi , liên hệ với bệnh nhân khi về nhà cũng là cô thư ký. Đôi khi, bệnh nhân không nhớ tên bác sĩ khám cho mình nhưng lại nhớ rất rõ nụ cười của cô thư ký dành cho mình .

Trong môi trường y khoa hiện đại, người thư ký y khoa là hạt nhân giúp tổ chức công việc suông sẽ và mọi người trong đơn vị có thể làm việc hết khả năng của mình. Sắp xếp lịch khoa học , chuẩn bị tài liệu đầy đủ và giải quyết giấy tờ nhanh chóng là những yếu tố cải thiện chất lượng phục vụ hàng đầu.

Công việc của thư ký y khoa cũng chịu nhiều áp lực. Ở vị trí tuyến đầu, thư ký bắt buộc phải giữ phong cách hòa nhã và vui vẻ trong mọi trường hợp. Thư ký cũng là nơi phải chịu sự phát tiết những bực bội hay bất mãn của bệnh nhân khi họ cảm thấy không hài lòng với chất lượng dịch vụ. Phần nào đó, có thể nói người thư ký luôn căng thẳng trong suốt ca làm việc để tránh sai sót.

Thay lời kết :

Chúng ta có ngày thầy thuốc 27/2 nhưng có thể nói là chỉ dành riêng cho giới bác sĩ. Chúng ta chưa có ngày điều dưỡng, ngày thư ký nhưng nhân ngày thư ký thế giới, hãy cùng nhau nói lời cảm ơn đến các bạn thư ký y khoa – một thành viên quan trọng trong sự thành công của chúng ta.

Học trò của Yersin